Cách tra cứu hóa đơn điện tử GTGT hợp pháp hay không

Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn GTGT, cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ, cách kiểm tra hóa đơn đầu vào có hợp pháp hay bất hợp pháp, hóa đơn thật hay giả trên tracuuhoadon.gdt.gov.vn của Tổng cục thuế.
– Rất nhiều các bạn kế toán, không chỉ là các bạn mới ra trường mà những bạn kế toán làm lâu năm cũng vậy -> Cứ thấy có hóa đơn đầu vào là hạch toán, là kê khai mà không cần biết hóa đơn đó có hợp lệ, hợp lý, hợp pháp hay không.
-> Với mục đích hỗ trợ các bạn kế toán có thể kiểm tra nhanh xem hóa đơn đó có hợp pháp hay không, công ty đó có đang hoạt động hay không? Kế toán 247 xin hướng dẫn cách tra cứu thông tin hóa đơn trên website của Tổng cục thuế, cụ thể như sau:
—————————————————————————
Lời khuyên: Khi nhận 1 hóa đơn (dù là hóa đơn điện tử, hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng) trước tiên các bạn kiểm tra xem hóa đơn đó có bị sai sót gì không. -> Tiếp đó các bạn tra cứu xem hóa đơn đó có hợp pháp hay không.
——————————————————————————-
Cần biết thêm về: Các loại hóa đơn và Hình thức hóa đơn:
Khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC như sau)
1. Các loại hóa đơn gồm:
a) Hóa đơn giá trị gia tăng.
b) Hóa đơn bán hàng.
c) Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
d) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

Loại hoá đơn	Mẫu số
1- Hoá đơn giá trị gia tăng. 2- Hoá đơn bán hàng. 3- Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan). 4- Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm: + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ; + Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.	01GTKT 02GTTT 07KPTQ03XKNB 04HGDL

2. Các hình thức hóa đơn:
Theo khoản 3 điều 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định: “Hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức sau:
a) Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

b) Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

c) Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.”

Theo phụ lục 1 Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định:
“Ký hiệu của hình thức hoá đơn: sử dụng 3 ký hiệu:
E: Hoá đơn điện tử,
T: Hoá đơn tự in,
P: Hoá đơn đặt in;
– Giữa hai phần được phân cách bằng dấu gạch chéo (/).

Ví dụ:
AA/17E: trong đó AA: là ký hiệu hóa đơn; 17: hóa đơn tạo năm 2017; E: là ký hiệu hóa đơn điện tử;
AB/18T: trong đó AB: là ký hiệu hóa đơn; 18: hóa đơn tạo năm 2018; T: là ký hiệu hóa đơn tự in;
AA/19P: trong đó AA: là ký hiệu hóa đơn; 19: hóa đơn tạo năm 2019; P: là ký hiệu hóa đơn đặt in.

Để phân biệt hoá đơn đặt in của các Cục Thuế và hoá đơn của các tổ chức, cá nhân, hoá đơn do Cục Thuế in, phát hành thêm 02 ký tự đầu ký hiệu (gọi là mã hoá đơn do Cục Thuế in, phát hành).

Ví dụ: Hoá đơn do Cục thuế Hà Nội in, phát hành có ký hiệu như sau:
01AA/18P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế Hà Nội đặt in, tạo năm 2018;
03AB/19P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế TP HCM đặt in, tạo năm 2019;
Xem thêm:►Quy định về mẫu số ký hiệu hóa đơn
————————————————————————————————–
Như vậy:
– Dù là hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng – Hóa đơn tự in, đặt in hay hóa đơn điện tử … thì các bạn cũng tra cứu như hướng dẫn bên dưới:
Bước 1:
– Truy cập vào website tra cứu thông tin hóa đơn của Tổng cục thuế (Bộ tài chính):
Lưu ý: Nên mở bằng trình duyệt Internet Explorer để hạn chế lỗi
Bấm chuột trái vào đây:► www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Bước 2: – Chọn hình thức tra cứu: “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn”
– Nếu chọn mục “Tra cứu nhiều hóa đơn” thì các bạn chuẩn bị 1 file Excel thông tin hóa đơn cần tra cứu nhé và File Excel đó phải được thiết kế theo các quy định như trên website tra cứu

————————————————————————–
Bước 3:
– Nhập đầy đủ 5 chỉ tiêu (có dấu (*)) như:
Mã số thuế.
Mẫu số
Ký hiệu hóa đơn
Số hóa đơn
Mã xác thực -> Xong thì bấm Click “Tìm kiếm”.
– Nếu muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Bưu điện, bưu chính, viễn thông, invoice. Các bạn click vào: “Hóa đơn bưu chính viễn thông”.

——————————————————————————————-
Cách kiểm tra kết quả tra cứu hóa đơn như sau:
1. Nếu tra cứu Hóa đơn GTGT kết quả chính xác như sau:
Ví dụ 1: Tra cứu hóa đơn GTGT đặt in, kết quả như sau:

-> Tiếp đó: Bấm vào (Xem thông tin chi tiết tại đây) => Sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin sau:

KẾT QUẢ:
a. Nếu kết quả tra cứu như trên, tức là có đầy đủ:
– Thông tin người bán hàng
– Thông tin hóa đơn.
– Thông tin về Doanh nghiệp in.
=> Thì các bạn yên tâm về hóa đơn này là hợp pháp.
——————————————————————————————
b. Nếu kết quả không như trên:
Ví dụ như: Chỉ hiển thị được “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ”-> Còn “Thông tin hóa đơn” thì không hiển thị.
-> Hóa đơn này có thể là chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc làm thông báo phát hành nhưng chưa được cơ quan thuế chấp nhận .v.v…).

Cách xử lý: Liên hệ ngay với bên bán hàng để kiểm tra lại xem họ thông báo phát hành hóa đơn chưa. (Nếu rồi thì chụp ảnh cho xin Thông báo phát hành hóa đơn của họ đã được cơ quan thuế Chấp nhận).
– Hoặc có thể do các bạn mở bằng trình duyệt Google chrome, Cococ… Nên các bạn có thể mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer xem sao.
—————————————————————————————-
Ví dụ 2: Tra cứu hóa đơn điện tử:

– Sau khi nhập thông tin => Kết quả sẽ như sau:

– Khi bấm vào (Xem thông tin chi tiết tại đây), hiển thị các thông tin như sau:

Xem thêm: Quy định về hóa đơn điện tử chuyển đổi
————————————————————————————————————
2. Nếu tra cứu Hóa đơn bán hàng mua của Chi cục thuế:
=> Thì sẽ chỉ hiện thị Thông tin của DN mua hóa đơn thôi nhé (Không có thông tin của hóa đơn)
– “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” mà hiển thị đúng với “Thông tin trong dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng” là đúng.
– Thông tin hóa đơn sẽ không hiển thị gì (Vì đây là hóa đơn bán hàng mua của Cục thuế, do Cục thuế quản lý)

———————————————————————————-
Xem thêm:► Xử lý hóa đơn của Doanh nghiệp bỏ trốn