Hủy hóa đơn giấy: Hồ sơ, cách thức thực hiện theo Thông tư 39

Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh không sử dụng hóa đơn giấy thì phải hủy. Thủ tục hủy hóa đơn giấy dưới đây sẽ nêu rõ khi nào phải hủy hóa đơn, hồ sơ và trình tự thực hiện.

5 trường hợp hủy hóa đơn
Khoản 2 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định các trường hợp hủy hóa đơn gồm:
– Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
– Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn.

Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

– Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
– Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

Thủ tục hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân
Căn cứ khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện hủy hóa đơn theo trình tự sau:

Bước 1: Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.

Bước 2: Lập Hội đồng hủy hóa đơn
– Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
– Riêng hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.

Bước 3: Ký biên bản hủy hóa đơn
Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

Hồ sơ hủy hóa đơn theo Thông tư 39

Hồ sơ hủy hóa đơn gồm:
– Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh.
– Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).
– Biên bản hủy hóa đơn.
– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

Khi nào hóa đơn xác định đã được hủy?
Căn cứ khoản 1 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được xác định đã hủy khi thuộc trường hợp sau:
– Hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ hóa đơn nào hoặc không còn chữ trên tờ hóa đơn để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại theo nguyên bản.
– Hóa đơn tự in được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo hóa đơn được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra hóa đơn.

Trên đây là thủ tục hủy hóa đơn giấy theo Thông tư 29/2014/TT-BTC. Theo đó, nếu tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn.