Quy định về Báo cáo tình hình sử dụng lao động tại DN

Quy định về việc lập Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm – cuối năm; Thủ tục khai trình sử dụng lao động; Lập sổ quản lý lao động nhận sự tại Doanh nghiệp:

I. Thủ tục, trình tự tuyển lao động:
Căn cứ theo Điều 5 Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao Động – Thương Binh Xã Hội và Điều 7 Nghị định số 03/2014/NĐ-CP quy định: Thủ tục, trình tự tuyển lao động, cụ thể như sau:

1. Trước khi tuyển lao động: Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động -> Người sử dụng lao động hoặc tổ chức dịch vụ việc làm hoặc doanh nghiệp cho thuê lại lao động phải thông báo công khai về nhu cầu tuyển lao động.

Nội dung thông báo bao gồm:
a) Nghề, công việc, trình độ chuyên môn, số lượng cần tuyển;
b) Loại hợp đồng dự kiến giao kết;
c) Mức lương dự kiến;
d) Điều kiện làm việc cho từng vị trí công việc.

Việc thông báo công khai phải được thực hiện thông qua một trong các hình thức sau đây:
a) Niêm yết tại trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện nơi tuyển lao động;
b) Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng. Khi có kết quả tuyển lao động -> Người sử dụng lao động, tổ chức dịch vụ việc làm, doanh nghiệp cho thuê lại lao động phải thông báo công khai kết quả tuyển lao động trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày có kết quả tuyển lao động -> Hình
thức thông báo cũng phải áp dụng như trên.

2. Hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động của người lao động gồm các văn bản sau đây:
a) Phiếu đăng ký dự tuyển lao động theo mẫu do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định;
b) Bản sao các văn bằng, chứng chỉ chứng minh trình độ chuyên môn kỹ thuật; trình độ ngoại ngữ, tin học theo yêu cầu của vị trí cần tuyển;
c) Giấy chứng nhận sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế;
d) Các giấy tờ cần thiết khác theo quy định của pháp luật.
Xem thêm: Mẫu 04 Phiếu đăng ký dự tuyển lao động

3. Khi nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động -> DN phải có trách nhiệm quản lý hồ sơ và thông báo cho người lao động thời gian tuyển lao động.

4. Trường hợp người lao động không trúng tuyển hoặc không tham gia dự tuyển, người sử dụng lao động hoặc tổ chức dịch vụ việc làm hoặc doanh nghiệp cho thuê lại lao động phải trả lại đầy đủ hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày người lao động yêu cầu.
– Người lao động có nhu cầu trả lại hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động: -> Thì phải yêu cầu bằng văn bản trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày thông báo kết quả tuyển lao động

5. Các khoản chi phí cho việc tuyển lao động và được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh các khoản chi phí sau đây:
a) Thông báo tuyển lao động;
b) Tiếp nhận, quản lý hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động;
c) Tổ chức thi tuyển lao động;
d) Thông báo kết quả tuyển lao động.
—————————————————————————-
II. Thủ tục, trình tự khai trình sử dụng lao động:
Căn cứ theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao Động – Thương Binh Xã Hội và khoản 1 Điều 8 Nghị định số 03/2014/NĐ-CP quy định:

Thủ tục, trình tự khai trình sử dụng lao động khi bắt đầu hoạt động, cụ thể như sau:
– Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động -> Người sử dụng lao động phải khai trình việc sử dụng lao động với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Hồ sơ khai trình sử dụng lao động khi mới bắt đầu hoạt động:
– Khai trình sử dụng lao động khi bắt đầu hoạt động – Mẫu số 05.
Xem thêm: Mẫu 05 Khai trình sử dụng lao động.
Ngoài ra có thể sẽ cần thêm:
– Giấy giới thiệu hoặc Giấy ủy quyền của DN cho cá nhân đi nộp hồ sơ, hoặc Công văn đăng ký khai trình sử dụng lao động.
– Hợp đồng lao động.
– Giấy phép đăng ký kinh doanh (Ban sao công chứng).
———————————————————————————–
III. Báo cáo tình hình sử dụng lao động:
Căn cứ theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao Động – Thương Binh Xã Hội và khoản 2 Điều 8 Nghị định số 03/2014/NĐ-CP quy định: Báo cáo tình hình sử dụng lao động tại Doanh nghiệp, cụ thể như sau:
– Định kỳ 06 tháng và hằng năm, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi về lao động với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Hồ sơ Báo cáo tình hình sử dụng lao động:
– Báo cáo tình hình sử dụng lao động – Mẫu 07
Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm:
– Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm phải nộp trước ngày 25 tháng 5.
– Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm phải nộp trước ngày 25 tháng 11.
Xem thêm: Mẫu 07 Báo cáo tình hình sử dụng lao động.
———————————————————————————
IV. Lập, quản lý và sử dụng Sổ quản lý lao động:
Căn cứ theo Điều 7 Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao Động – Thương Binh Xã Hội quy định: Lập, quản lý và sử dụng sổ quản lý lao động tại Doanh nghiệp, cụ thể như sau:
– Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động: -> Người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện
– Người sử dụng lao động có quyền lựa chọn hình thức sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử phù hợp với nhu cầu quản lý.

Sổ quản lý lao động phải đảm bảo các nội dung sau:
a) Họ và tên, giới tính, năm sinh, quốc tịch, địa chỉ, số chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu);
b) Trình độ chuyên môn kỹ thuật;
c) Bậc trình độ kỹ năng nghề;
d) Vị trí việc làm;
đ) Loại hợp đồng lao động;
e) Thời điểm bắt đầu làm việc;
g) Tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;
h) Tiền lương;
i) Nâng bậc, nâng lương;
k) Số ngày nghỉ trong năm, lý do;
l) Số giờ làm thêm (vào ngày thường; nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm; nghỉ lễ, tết);
m) Hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế;
n) Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;
o) Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất;
p) Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
q) Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

Chú ý:
– Người sử dụng lao động có trách nhiệm ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực và cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào sổ quản lý lao động.
– Người sử dụng lao động có trách nhiệm quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động -> Lưu giữ tại Doanh nghiệp và xuất trình khi Phòng hoặc Sở LĐTBXH, cơ quan thuế … yêu cầu.
———————————————————————