Quy định về chi phí thuê nhà, thuê xe ô tô của cá nhân

Thuê nhà, văn phòng của cá nhân có cần hóa đơn không? Quy định về chi phí thuê nhà hợp lý; Chi phí thuê xe ô tô của cá nhân. Kế toán 247 xin hướng dẫn đưa khoản chi phí thuê tài sản của người dân vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

I. Quy định về chi phí thuê Tài sản của cá nhân:
Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về Chi phí thuê Tài sản của cá nhân:
“- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.”

Chi phí thuê xe ô tô của cá nhân:
Theo Công văn 15335/CT-TTHT ngày 05/04/2019 của Cục thuế TP Hà Nội:
– Trường hợp Công ty thuê tài sản (xe ô tô) của ông Y là cá nhân không kinh doanh với số tiền trên 100 triệu đồng/ năm mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế GTGT, thuế TNCN) và Công ty nộp thuế thay cho cá nhân thì được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.
– Công ty liên hệ với Chi cục Thuế nơi cá nhân có tài sản cho thuê để kê khai, nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê tài sản theo quy định.
– Công ty căn cứ vào hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản để xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo quy định tại Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC nêu trên.

Ai là người nộp thuế đối với cá nhân cho thuê tài sản?
Theo Công văn 2994/TCT-TNCN ngày 24/7/2015 của Tổng cục thuế:
“Đối với cá nhân cho thuê tài sản:
– Cá nhân cho thuê tài sản trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế, hoặc
– Bên thuê tài sản khai và nộp thuế thay nếu trong hợp đồng có thoả thuận bên thuê là người nộp thuế.”
—————————————————————————-
Như vậy:
Chi phí thuê nhà của cá nhân, chi phí thuê xe ô tô của cá nhân hợp lý cần:
1. Nếu trên hợp đồng thể hiện cá nhân là người đi nộp thuế thì DN cần:
+ Hợp đồng thuê tài sản
+ Chứng từ trả tiền thuê tài sản
2. Nếu trên hợp đồng thể hiện là DN nộp thuế thay chủ nhả thì DN cần:
+ Hợp đồng thuê tài sản,
+ Chứng từ trả tiền thuê tài sản.
+ Chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
Ngoài ra => DN sẽ sẽ đưa vào chi phí hợp lý số Tiền thuế GTGT, TNCN nộp thay nếu: => Trên hợp đồng thể hiện DN nộp thay và Giá thuê chưa bao gồm thuế GTGT, TNCN.
—————————————————————————————
II. Cách tính thuế cho thuê nhà, cho thuê xe ô tô đối với cá nhân:
=> Có 2 trường hợp là: Mức doanh thu trên hay dưới 100 triệu đồng/năm, cụ thể như sau:
—————————————————————-
1. Nếu tổng tiền cho thuê tài sản < 100 triệu/năm:
Theo khoản 7 điều 1 Thông tư 119/2014/TT- BTC:
“Hộ gia đình, cá nhân có tài sản cho thuê thuộc đối tượng phải khai, nộp thuế GTGT, thuế TNCN và nộp thuế môn bài theo thông báo của cơ quan thuế.
– Riêng đối với hộ gia đình, cá nhân có tài sản cho thuê mà tổng số tiền cho thuê trong năm thu được từ 100 triệu đồng trở xuống hoặc tổng số tiền cho thuê trung bình một tháng trong năm từ 8,4 triệu đồng trở xuống thì không phải khai, nộp thuế GTGT, thuế TNCN và cơ quan thuế không thực hiện cấp hóa đơn lẻ đối với trường hợp này” (Như vậy là không có hóa đơn).
– Từ ngày 1/1/2017 theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP: Nếu cá nhân, hộ kinh doanh có Doanh thu < 100tr/năm thì sẽ được miễn thuế Môn bài

KẾT LUẬN:
– Nếu cá nhân cho thuê tài sản mà có Doanh thu hàng năm từ 100tr trở xuống thì sẽ: KHÔNG phải nộp thuế Môn bài, TNCN, GTGT.

Như vậy: Chi phí thuê nhà (văn phòng) của cá nhân, thuê xe ô tô của cá nhân hợp lý mà Tổng số tiền thuê nhà < 100 tr/năm thì cần 1 bộ hồ sơ gồm:

– Hợp đồng thuê nhà, hợp đồng thuê xe ô tô (Từ ngày 1/7/2015 thì không bắt buộc phải công chứng, Theo văn bản số 4528/TCT-PC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế)

– Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà, thuê xe (Không nhất thiết phải chuyển khoản cũng được theo điểm 2.4 khoản 2 điều 4 Thông tư 96, vì không có hóa đơn).

—————————————————————————————————–

2. Nếu tổng tiền cho thuê tài sản > 100 triệu/năm:
– Nếu tổng số tiền nhà, thuê xe ô tô mà > 100.000.000/năm: Thì hộ gia đình, cá nhân cho thuê (hoặc bên DN thuê nộp thay) phải khai, nộp thuế môn bài, GTGT, TNCN.
=> Dựa vào chứng từ nộp thuế đó (Không cần hóa đơn) DN được hạch toán vào chi phí, cụ thể như sau:
—————————————————————————————–
a. Các loại thuế phải nộp khi cho thuê nhà:
a.1, Thuế Môn Bài.

Doanh thu bình quân năm	Mức phí môn bài cả năm
Doanh thu trên 500 triệu đồng/năm	1.000.000 đồng/năm
Doanh thu trên 300 đến 500 triệu đồng/năm	500.000 đồng/năm
Doanh thu trên 100 đến 300 triệu đồng/năm	300.000 đồng/năm.

– Nếu phát sinh trong thời gian 6 tháng cuối năm (tức là từ ngày 1/7) thì nộp 1/2 mức thuế cả năm
Xem thêm:►Các mức lệ phí môn bài mới nhất

a.2, Thuế Giá trị gia tăng.
Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế GTGT X 5%

a.3, Thuế Thu nhập cá nhân.
Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế TNCN X 5%
———————————————————————————————————–
b. Cách xác định Doanh thu để tính thuế:
Theo điều 4 Thông tư 92/2015/TT-BTC quy định Phương pháp tính thuế đối với cá nhân cho thuê tài sản:
“a) Cá nhân cho thuê tài sản là cá nhân có phát sinh doanh thu từ cho thuê tài sản bao gồm: cho thuê nhà, mặt bằng, cửa hàng, nhà xưởng, kho bãi không bao gồm dịch vụ lưu trú; cho thuê phương tiện vận tải, máy móc thiết bị không kèm theo người điều khiển; cho thuê tài sản khác không kèm theo dịch vụ.
b) Đối với cá nhân cho thuê tài sản thì mức doanh thu 100 triệu đồng/năm trở xuống để xác định cá nhân không phải nộp thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN là tổng doanh thu phát sinh trong năm dương lịch của các hợp đồng cho thuê tài sản.
Trường hợp bên thuê trả tiền thuê tài sản trước cho nhiều năm thì khi xác định mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống để xác định cá nhân không phải nộp thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN là doanh thu trả tiền một lần được phân bổ theo năm dương lịch.
Ví dụ:
– Bà C ký hợp đồng cho thuê nhà trong 02 năm – tính theo 12 tháng liên tục – với thời gian cho thuê là từ tháng 10/2018 đến hết tháng 9/2020, tiền thuê là 10 triệu đồng/tháng.
-> Như vậy, doanh thu từ hoạt động cho thuê nhà của Bà C xác định như sau:
Năm 2018: Bà C cho thuê nhà 03 tháng (từ tháng 10 đến hết tháng 12) với doanh thu cho thuê là: 03 tháng x 10 triệu đồng = 30 triệu đồng (< 100 triệu đồng). -> Như vậy, năm 2018 Bà C không phải nộp thuế GTGT, TNCN.
Năm 2019: Bà C cho thuê nhà 12 tháng (từ tháng 01 đến hết tháng 12), với doanh thu cho thuê là: 12 tháng x 10 triệu đồng = 120 triệu đồng (> 100 triệu đồng).
-> Như vậy, năm 2019 Bà C phải nộp thuế GTGT, TNCN
Năm 2020, Bà C cho thuê nhà 09 tháng (từ tháng 01 đến hết tháng 9), với doanh thu từ hoạt động cho thuê là: 09 tháng x 10 triệu đồng = 90 triệu đồng (< 100 triệu đồng). -> Như vậy, năm 2020 Bà C không phải nộp thuế GTGT, TNCN
=> Sau khi xác định doanh thu tính thuế của từng năm thì Bà C thực hiện khai thuế một lần với doanh thu trả tiền một lần là 180 triệu đồng, doanh thu phát sinh số thuế phải nộp là 120 triệu đồng và số thuế phải nộp một lần cho cả hợp đồng là 12 triệu đồng (120 triệu đồng x (5% + 5%)).
—————————————————————————
c. Hồ sơ nộp thuế cho thuê Tài sản:
– Bản chụp Hợp đồng thuê nhà, thuê xe, phụ lục hợp đồng.
– Giấy chứng minh phô tô công chứng của cá nhân cho thuê nhà.
– Tờ khai thuế cho thuê tài sản Mẫu 01/TTS (Ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC)
– Phụ lục theo mẫu số 01-1/BK-TTS (nếu là lần khai thuế đầu tiên của Hợp đồng hoặc Phụ lục hợp đồng);
– Tờ khai lệ phí môn bài theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP.
– Mỗi loại 2 bản
——————————————————————————————
d. Thời hạn nộp tờ khai và nộp tiền thuế:
– Thời hạn nộp Tờ khai lệ phí môn bài: Ngày cuối cùng của tháng ký hợp đồng thuê nhà.
– Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế (Tờ khai cho thuê TS Mẫu 01/TTS) đối với cá nhân khai thuế theo kỳ hạn thanh toán chậm nhất là ngày thứ 30 (ba mươi) của quý tiếp theo quý bắt đầu thời hạn cho thuê.
– Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với cá nhân khai thuế một lần theo năm chậm nhất là ngày thứ 90 (chín mươi) kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
—————————————————————————————————–
NHƯ VẬY:
– Chi phí thuê nhà của cá nhân, thuê xe ô tô cá nhân hợp lý mà Tổng số tiền thuê nhà từ 100 triệu/năm trở lên thì cần 1 bộ hồ sơ gồm:
– Hợp đồng thuê nhà, hợp đồng thuê xe ô tô, phụ lục hợp đồng
– Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà, thuê xe (Không nhất thiết phải chuyển khoản cũng được theo điểm 2.4 khoản 2 điều 4 Thông tư 96, vì không có hóa đơn).
– Chứng từ nộp thuế thay chủ nhà và hồ sơ nộp thuế thay.
—————————————————————————————————
Chú ý Trường hợp: Trong hợp đồng thuê có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (GTGT, TNCN) và DN nộp thuế thay cho cá nhân thì DN được tính vào chi phí tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay

Ví dụ: Công ty kế toán 247 thuê nhà của Bà B với giá thuê là 11.250.000 chưa bao gồm thuế (GTGT, TNCN) thanh toán 6 tháng 1 lần = 67.500.000đ và Công ty nộp thuế thay cho cá nhân.
=> Thì Cty sẽ được tính vào chi phí được trừ: Tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay
= Tổng tiền thuê tài sản + Tiền thuế GTGT + TNCN
Trong đó:
– Tổng tiền thuê tài sản = 67.500.000
– Tiền thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế GTGT x 5%
Doanh thu tính thuế GTGT = Doanh thu chưa bao gồm thuế / 0.9 = 67.500.000 / 0.9 = 75.000.000
-> Tiền thuế GTGT = 75.000.000 x 5% = 3.750.000
– Tiền thuế TNCN phải nộp (Cách tính tương như thuế GTGT) = (67.500.000 / 0.9) x 5% = 3.750.000
=> Tổng chi phí được trừ = 67.500.000 + 7.500.000 = 75.000.000
Chi tiết cách kê khai xem tại đây:► Cách tính thuế cho thuê nhà
——————————————————————–
Lưu ý:
– Còn phần Tiền thuế môn bài nộp thay chủ nhà, nộp thay chủ xe thì không được đưa vào chi phí được trừ.
(Vì trong Thông tư 96 nêu trên, không đề cập đến việc Nộp thay tiền thuế môn bài -> Chỉ đề cập đến việc Nộp thay tiền thuế GTGT và TNCN)

Xem thêm: Cách hạch toán chi phí tiền thuê nhà