Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng; Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định mới nhất; Trường hợp Cơ quan thuế ngừng cấp mã hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Hầu hết các Doanh nghiệp, tổ chức, hộ các nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
=> Chỉ những Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy;nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại… đáp ứng điều kiện thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Chi tiết xem tại đây: Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
– Những trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền sẽ được gửi thông báo theo Mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
—————————————————————-
I. Thủ tục đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử:
Theo Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định cụ thể như sau:
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định trên truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
-> Các bạn truy cập vào thuedientu.gdt.gov.vn
Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
TỜ KHAI
Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

Tên người nộp thuế: Công ty ABC
Mã số thuế: 010……………….
Người liên hệ: Nguyễn thị C
Địa chỉ liên hệ: Số …………………………………………..
Địa chỉ thư điện tử: …………………..@gmail.com
Điện thoại liên hệ: 09………………….
Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 09 năm 2018 của Chính phủ,
chúng tôi/tôi thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử. Chúng tôi/tôi đăng ký/thay đổithông tin đã đăng ký với cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
– Áp dụng hóa đơn điện tử:
□ Có mã của cơ quan thuế
□ Không có mã của cơ quan thuế
– Đăng ký giao dịch qua:
    □ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (theo khoản…Điều …Nghị định)
□ Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử
– Loại hóa đơn sử dụng:
□ Hóa đơn GTGT
□ Hóa đơn bán hàng
□ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
□ Các loại hóa đơn khác
– Danh sách chứng thư số sử dụng:

STT	Tên tổ chức cơ quan chứng thực/cấp/công nhận chữ ký số, chữ ký điện tử	Số sê-ri chứng thư	Thời hạn sử dụng chứng thư số		Hình thức đăng ký (Thêm mới, gia hạn, ngừng sử dụng)
			Từ ngày	Đến ngày
01	NEWTEL-CA v2	54 01 01 09 ff d6 af ca 46 5f b1 49 74 fe 6a e5	04/05/2018	11/08/2023	Thêm mới

Chúng tôi cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung nêu trên và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật./.
……, ngày…….. tháng….. năm…..
NGƯỜI NỘP THUẾ hoặc
ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NGƯỜI NỘP THUẾ
(Chữ ký số, chữ ký điện tử của người nộp thuế)

Tải mẫu 01 theo Nghị định 119 về tại đây: Mẫu Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Thời hạn giải quyết:
– Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh -> Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử (qua địa chỉ thư
điện tử đã được đăng ký với cơ quan thuế).
————————————————————
Hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử:
– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử.
– Hoá đơn mẫu.
– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử
Tải Mẫu Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử về tại đây: TẢI VỀ
Nếu bạn không tải về được thì có thể làm theo cách sau: Để lại mail ở phần bình luận bên dưới
Hóa đơn mẫu là Mẫu hóa đơn điện tử mà DN bạn với bên đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thỏa thuận.
– Thông báo phát hành hóa đơn điện từ thì các bạn làm trên phần mềm HTKK rồi kết xuất XML.
—————————————————————–
Những chú ý trước khi làm Thông báo phát hành hóa đơn điện tử:
– Phải có Chữ ký số.
– Máy tính đã cài phần mềm HTKK mới nhất -> Để làm Thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên đây và kết xuất XML.
– Quyết định sử dụng hóa đơn và Hoá đơn mẫu -> Phải SCAN đính kèm vào file Word để nộp qua mạng.
Thông tin trên thông báo phát hành hóa đơn:
– Thông tin tên, địa chỉ đơn vị phát hành ghi đúng với thông tin đăng ký thuế.
– Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hoá đơn KHÔNG bị trùng với các số hoá đơn đã thông báo phát hành.
– Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn PHẢI đúng với thông tin trên mẫu hóa đơn đính kèm.
– Ngày bắt đầu sử dụng phải đúng quy định; ví dụ ngày gửi thông báo phát hành là ngày 10/9/2019 thì ngày bắt đầu sử dụng phải ghi là từ ngày 12/9/2019 (không được ghi ngày bắt đầu sử dụng là 11/9/2019 hoặc 05/9/2019)
– Phải ghi thông tin doanh nghiệp cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử và phải khớp với thông tin trên quyết định áp dụng hóa đơn điện tử đính kèm.
Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử:
– Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế.
– Nội dung trên Quyết định phải đầy đủ các nội dung theo mẫu quyết định.
Hóa đơn mẫu:
– Hoá đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn.
– Thông tin tên, địa chỉ đơn vị trên hoá đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế.
———————————————————–
Thời hạn sử dụng hóa đơn điện tử:
– Sau 2 ngày kề từ ngày nộp đủ hồ sơ và có thông báo của Cơ quan thuế.
Các bạn xem tại đây: Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn.
– Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.
—————————————————————————–
II. Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
Căn cứ theo điều 15 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và điều 9 Thông tư 68/2019/TTBTC quy định:
1. Cơ quan thuế ngừng cấp mã hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:
a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăngký;
c) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
d) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
đ) Trường hợp khác như sau:
– Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
– Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
– Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật. Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập nhằm mục đích mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành
chính theo quy định đồng thời cơ quan thuế ban hành quyết định thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
————————————————————————–
2. Các trường hợp nêu trên được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sau khi thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh hoặc được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế, được bãi bỏ quyết định cưỡng chế nợ thuế.

3. Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh tạm ngừng kinh doanh cần có hóa đơn điện tử giao cho người mua để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế có thông báo tạm ngừng kinh doanh có văn bản thông báo với cơ quan thuế được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử (tức là sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh).

=> Chi tiết về việc sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh -> Các bạn xem chi tiết tại “Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử” trên đầu bài viết